Protección de Datos Personales

Política de Tratamiento de Datos

Nos acogemos a la ley estatutaria No. 1581 de Octubre de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Objetivo:

Dar cumplimiento por parte de Fontana S.A E.S.P, a la ley estatutaria No. 1581 de Octubre de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Tener una única política de tratamiento de información para los datos personales registrados en todas las bases de datos que tiene el responsable del tratamiento y establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, así como la recolección, captación, grabación, almacenamiento, conservación, reproducción en tiempo real o posterior, uso, consulta, actualización, transferencia de datos, transmisión de datos, compartir, eliminar y todas las demás operaciones necesarias autorizadas por la normatividad, de los datos personales tratados por Fontana S.A E.S.P.

2. Alcance:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Fontana S.A E.S.P quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Así mismo, esta “Política de Tratamiento de Datos” aplica para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual, verbalmente o por escrito, digital, biométrica, fílmica, o captura y tratamiento de cualquier tipo o cualquiera que la tecnología permita a Fontana S.A E.S.P, incluyendo a los aspirantes a cargos y ex empleados, empleados y las personas que por su relación familiar, conyugal o de cualquier tipo con el empleado requiera tratamiento de datos, suscriptores, usuarios, clientes, consumidores, funcionarios, proveedores y contratistas, servidores públicos, miembros de entidades, accionistas, agentes o cualquier persona que la norma cobije y que por su relación con Fontana S.A E.S.P se requiera el tratamiento de datos personales, incluyendo cualquier información que el titular de la información ingrese, por sí mismo, por medios electrónicos o virtuales dispuestos por Fontana S.A E.S.P.

3. Principios sobre el manejo de datos personales:

En el desarrollo, interpretación, y aplicación de la presente política de tratamiento de datos se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a los datos personales Fontana S.A E.S.P lo hace estrictamente de acuerdo con los requerimientos legales establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales obtenidos por Fontana S.A E.S.P debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Fontana S.A E.S.P en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Fontana S.A E.S.P se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4. Obligaciones:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Fontana S.A E.S.P, como responsable del tratamiento de datos.

5. Responsable del tratamiento:

Fontana S.A E.S.P, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el NIT. 805.002.741-9, con domicilio principal en la Calle 2 No. 22-175 oficina 211 del Centro Comercial Alfaguara, Jamundí – Valle del Cauca, Republica de Colombia. Portal web: www.fontanaesp.com teléfonos: 5162447 – 5162448 y 5162449.

6. Tratamiento y finalidad:

El tratamiento que realizará Fontana S.A E.S.P, con la información personal será el siguiente:

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 886 de 2014 y todas las demás normas que le complementen o adicionen, los datos personales incluyendo fotografías, videos o imágenes que se obtengan del titular de la Información a través de los vínculos contractuales, comerciales, normativos o demás celebrados entre Fontana S.A E.S.P y el titular de la Información, serán tratados para la recolección, captación, grabación, almacenamiento, conservación, reproducción en tiempo real o posterior, uso, consulta, actualización, transferencia de datos, transmisión de datos, compartir, eliminar y todas las demás operaciones necesarias autorizadas por la normatividad, para las siguientes finalidades en particular:

Suscriptores, usuarios, clientes y consumidores:

Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información, así como los datos de usuarios, clientes y consumidores objetos de tratamiento. Prestar los servicios ofrecidos por Fontana S.A E.S.P y aceptados en el contrato suscrito y en la relación de prestación de servicios.
Para realizar todas las actividades propias de su objeto social principal y conexos, incluyendo, sin limitarse a: la prestación del servicio público domiciliario de acueducto y alcantarillado y sus actividades complementarias, posibles programas de financiación no bancaria a través de su facturación, actividades de mercadeo, publicidad, comercialización y promoción de sus productos y/o servicios, gestión de cartera, entre otras, las cuales pueden ser prestadas directamente o con el apoyo de terceros con quienes se compartirá la información del titular de la información, como las sociedades o personas en las que se apoyen para la prestación de sus servicios.
Para actividades de mercadeo y/o promoción de otros bienes y/o servicios propios o de terceros con los cuales se hayan celebrado alianzas o acuerdos comerciales y se comparta la información personal contenida en las bases de datos.
Para que en cualquier tiempo, con fines propios del objeto social y conexos, fines estadísticos, comerciales y/o de control de riesgos de Fontana S.A E.S.P pueda consultar, solicitar y/o reportar la información financiera, comercial y crediticia, a bases de datos como la Cifin y Datacredito, entre otras.
Para que la recolección de la información pueda realizarse a través de medios idóneos tales como encuestas que permitan su posterior verificación y para ser utilizados como material probatorio.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos, recursos) y similares de cualquier naturaleza técnica, comercial, administrativa, legal o cualquiera que sea requerida.
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Fontana S.A E.S.P.
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual Fontana S.A E.S.P tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas. Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Contactar al titular a través de medios electrónicos – SMS, chat, telefónicos o cualquier medio que la tecnología permita, para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Contactar al titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes, igualmente para los procesos de notificación que la normatividad establezca.
Suministrar la información a terceros con los cuales Fontana S.A E.S.P tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado. De la misma manera el suministro de información a las entidades de vigilancia y control, así como entes que por sus competencias soliciten a Fontana S.A E.S.P el suministro de los datos objeto del tratamiento.
El uso de Cookies en el acceso a medios electrónicos y digitales con el fin de facilitar la experiencia de navegación.
El tratamiento de cualquier tipo de base de datos físico, digital, biométrico, fílmico, o grabación de cualquier tipo, cuando se requiera para el cumplimiento del objeto social, la seguridad, o la relación contractual y/o comercial o de vigilancia y control.
Las demás finalidades que resulten necesarias u aconsejables que se deriven del desarrollo normal de la relación comercial o que por la naturaleza del servicio tenga con usuarios, clientes o consumidores.

Aspirantes a cargos y ex empleados, empleados, proveedores y contratistas:

Procesos de reclutamiento, selección, evaluación e incorporación, capacitaciones y similares que se realicen en la empresa o con terceros.
Tratamiento de los datos necesarios a aspirantes a cargos y ex empleados que sean requeridos en el objeto social de la empresa.
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Fontana S.A E.S.P con el titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
Investigaciones requeridas en los procesos del área de recursos humanos o gestión del talento humano.
Procesos necesarios con entidades o terceros, derivadas de la relación contractual.
Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente) y demás.
Tratamiento de datos necesarios en procesos de comercialización, publicación o similares que por su objeto social, realice Fontana S.A E.S.P.
Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en el vínculo laboral.
Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Fontana S.A E.S.P, con relación a pago de salarios, descuentos, seguridad social, salud, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo y la legislación laboral.
Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el empleado titular de la Información.
Realizar estudios internos sobre los hábitos de los empleados y sus núcleos familiares para programas de bienestar y clima organizacional.
El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Fontana S.A E.S.P.
Procesos al interior de Fontana S.A E.S.P, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas e información.
Permitir el acceso a los datos personales a otras sociedades afiliadas a Fontana S.A E.S.P, pertenecientes al mismo grupo empresarial y/o vinculadas contractualmente para el desarrollo de su objeto, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad exigidos por la normativa.
Las demás finalidades que determinen los responsables del tratamiento en procesos de obtención de datos Personales para su tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de Fontana S.A E.S.P.
Tratamiento de datos de proveedores y contratistas necesarios para el cumplimiento del objeto social de Fontana S.A E.S.P y la relación contractual o comercial que se tenga con el proveedor o contratista, así mismo el tratamiento de datos de los empleados y terceros de los contratistas y proveedores que por la relación contractual o comercial sean requeridos.

17. Las demás finalidades que resulten necesarias u aconsejables que se deriven del desarrollo normal de la relación laboral o de los procesos de reclutamiento y selección de Fontana S.A E.S.P, así como de los procesos de contratación y suministro de proveedores.

Servidores públicos, miembros de entidades, accionistas, socios y otros agentes:

Tratamiento de datos necesarios en la relación que por su naturaleza se tenga con Fontana S.A E.S.P como responsable del tratamiento de datos.

Para todos los titulares de la información y finalidades:

Transferir datos personales fuera del país a la compañía matriz de Fontana S.A E.S.P para cumplir con las regulaciones anti lavado de activos que le apliquen.
Transmitir o transferir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Fontana S.A E.S.P haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
Las demás finalidades que resulten necesarias u aconsejables que se deriven del desarrollo normal de la relación laboral o de los procesos de reclutamiento y selección de Fontana S.A E.S.P, así como de los procesos de contratación y suministro de proveedores y de los datos que por la relación que tenga Fontana S.A E.S.P con el titular de la información, sean susceptibles de tratamiento.

Tratamiento de datos sensibles:

Los datos sensibles son «aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.» (Art. 5 Ley 1581/12).

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

De acuerdo con la excepción contenida en el art. 6 de la Ley, Fontana S.A E.S.P podrá darle tratamiento a datos personales sensibles siempre y cuando haya una autorización explícita, para «una finalidad histórica, estadística o científica» y dentro del marco de procesos de mejoramiento de la calidad, siempre y cuando adopte «las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares», o a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Datos personales de niños, niñas y adolescentes:

Los menores de edad son titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes.

La ley describe los datos de los menores de edad como una categoría especial, por ello, son merecedores de una protección reforzada que le asegura el respeto de sus derechos fundamentales. Así que, para el tratamiento de sus datos, sus representantes legales podrán dar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.

Derechos de los titulares:

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frentes a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la constitución.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Atención de peticiones, consultas y reclamos:

El área de atención de peticiones, quejas y recursos es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

El titular de la información podrá registrar su petición, consulta o reclamo en el domicilio principal ubicado en la Calle 2 No. 22-175 oficina 211 del Centro Comercial Alfaguara, Jamundí – Valle del Cauca, Republica de Colombia. También podrá ejercer su derecho en el correo electrónico: fontanaesp@fontanaesp.com y en el portal web: www.fontanaesp.com.

Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Fontana S.A E.S.P presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos.
Datos de contacto (dirección física y electrónica, teléfonos de contacto).
Medios para recibir respuesta a su solicitud.
Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Fontana S.A E.S.P informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Autorización para el tratamiento de la información recolectada antes de la expedición del decreto reglamentario 1377 de 2013:

En cumplimiento de lo previsto en el decreto reglamentario 1377 de 2013, Fontana S.A E.S.P mediante el presente documento publicado en su cartelera, solicita ratificación y autorización a todos los titulares de datos personales registrados en nuestras bases de datos, para continuar con el tratamiento de la información que ha sido recolectada con anterioridad de la entrada en vigencia del citado decreto.

Si dentro de los 30 días hábiles siguientes a la publicación de la presente “Política de Tratamiento de Datos” en la cartelera Fontana S.A E.S.P o en periódico de amplia circulación, el titular de la información no manifiesta por cualquier medio ante Fontana S.A E.S.P , la supresión de sus datos personales, es entendido, conforme a derecho, que Fontana S.A E.S.P , podrá continuar con el tratamiento de la referida información, en los términos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 1012 y normas que la complementen y/o sustituyan, como en los términos y condiciones establecidos en la presente “Política de Tratamiento de Datos”.

No obstante, lo anterior en cualquier momento, aún después de vencido el plazo antes indicado, el titular de la información podrá solicitar a Fontana S.A E.S.P la supresión de sus datos personales.

Autorización para el tratamiento de la información recolectada después de la expedición del decreto reglamentario 1377 de 2013:

los aspirantes a cargos y ex empleados, empleados y las personas que por su relación familiar, conyugal o de cualquier tipo con el empleado requiera tratamiento de datos, suscriptores, usuarios, clientes, consumidores, funcionarios, proveedores y contratistas, servidores públicos, miembros de entidades, accionistas, agentes o cualquier persona que la norma cobije y que por su relación con Fontana S.A E.S.P se requiera el tratamiento de datos personales, autoriza la utilización de los datos personales recolectados después de la expedición del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, para la finalidades indicadas en la presente “Política de Tratamiento de Datos”.

Medidas de seguridad:

Fontana S.A E.S.P cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información y protocolos de acceso y administración de las bases de datos para evitar vulneración de la información depositada por parte de terceros. No obstante, Fontana S.A E.S.P se exonera de responsabilidad por manipulaciones ilícitas de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, que se encuentren por fuera de su control como de cualquier situación que no le fuera imputable.

Modificación a las políticas de tratamiento de datos:

Fontana S.A E.S.P se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, la presente “Política de Tratamiento de la Información y Datos Personales”. Los cambios efectuados serán publicados y no entrarán a regir sino luego de la publicación de los mismos.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los cambios efectuados a la “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” constituyen la aceptación de los mismos.

En todo caso, los cambios que se realicen a la presente “Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales” se harán en estricto cumplimiento y respeto de lo establecido en la normatividad colombiana que regula la materia.

Vigencia:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 27 de julio de 2013. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Luis Guillermo Hoyos V.

Gerente